Si hablamos de digitalización del sector horeca, observamos que la mayoría de las empresas se centran en la transformación digital del front-office, es decir, invertir para aumentar las ventas mediante la creación de nuevos canales, obtener un conocimiento profundo del cliente y la oferta de un servicio más personalizado. Sin embargo, esta apuesta por el front-office es tan solo la punta del iceberg de todo lo que una compañía puede conseguir a través de la transformación digital.
En el punto en el que estamos, el gran reto de las empresas -así como su mayor oportunidad- está en la digitalización del llamado back-office, pues en esta área es donde encontraremos los grandes costes asociados a las operaciones que se llevan a cabo y donde detectamos las principales ineficiencias a corregir. Lamentablemente, la mayoría de las compañías tienden a asumir con resignación esta situación, hasta el punto de haber llegado a normalizarla.
En el sector horeca, por ejemplo, la entrega de un albarán en formato físico es habitual, sin embargo, que sea “lo normal” no significa que haya que pasar por alto la oportunidad de digitalizar y mejorar este proceso. El objetivo, por lo tanto, es ayudar a transformar el back-office de las empresas, aprovechando la ocasión para revisar a fondo los procedimientos actuales.
Cabe destacar que el paradigma de la digitalización del back-office es diferente al del front-office: lo que no aporta valor debemos eliminarlo o automatizarlo, reduciendo costes y eliminando errores e ineficiencias.
Precisamente, en el sector horeca encontramos la oportunidad de automatizar múltiples áreas, como la administración, logística, compras e incluso la relación entre la empresa y el empleado.
Así pues, ¿qué nos empuja hacia la transformación digital? En primer lugar, algunos factores externos han acelerado esta digitalización para algunas empresas, que se han visto obligadas a implementar herramientas digitales de forma inmediata. La pandemia, sin duda, ha sido uno de ellos.
Otro de los factores externos tiene que ver con los clientes o proveedores, que deciden incorporar herramientas o procesos digitales en su modus operandi e, irremediablemente, esto empuja a las empresas a digitalizarse si quieren continuar su relación con estas empresas.
Por otro lado, la administración tributaria empuja cada vez más a la transformación digital. Los distintos cambios en el horizonte legislativo en materia de facturación electrónica impulsan a las empresas a digitalizarse y transformarse para evitar quedar fuera de la normativa.
Pasos en la transformación digital
Finalmente, ¿qué factores debemos tener en cuenta para tener éxito en la transformación digital? Primero, la transformación digital, -a diferencia de una “simple” digitalización- debe venir acompañada necesariamente de una revisión de los procesos actuales. ¿Es necesario modificar, revisar o eliminar el proceso, o es suficiente con la incorporación de herramientas digitales?
Segundo, en muchos casos será necesario que nos acompañe un consultor o empresa especializada para garantizar la correcta implantación de las herramientas así como asegurar que revisamos los procedimientos tomando en cuenta las buenas prácticas de la industria. Por tanto, la inversión económica será el tercer factor a tener en cuenta. Precisamente, los fondos Next Generation nos abren una ventana para ello.
Por último, la empresa debería trabajar internamente su cultura organizacional para incluir valores y conductas que promocionen el cambio y su adopción. Ser transparentes y comunicar será clave ante las dudas e inseguridades que puedan surgir entre los empleados que se muestren resistentes al cambio.
En definitiva, una transformación digital conllevará afrontar retos para los cuales puede que no estemos completamente preparados. Para ello, es clave el asesoramiento, la inversión en herramientas digitales y la comunicación que alinee a la compañía. Todas ellas facilitarán esta transición digital para automatizar procesos, reducir costes y eliminar ineficiencias.
